От зала зависит, насколько гостям будет удобно слушать, а оратору – говорить. Исходя из этого утверждения, следует, что правильно подобранный зал для тренинга, семинара или презентации во многом определяет успешность самого мероприятия.

Найти подходящий зал несложно, главное – учитывать ряд характеристик помещения:

• место расположения;
• площадь;
• акустика;
• вентиляция;
• звукоизоляция;
• техника и оборудование.

К каждой из характеристик есть свои требования:

Место расположения

Если мы говорим не о каком-то корпоративном мероприятии в помещении самой фирмы, а об арендуемом где-то зале то критично важно чтобы его можно было легко найти. Не раз сталкивался, когда опаздывающие начинали названивать своим друзьям в зале, организаторам или мне самому (когда организатором был я) с вопросом «…а где?». Предусмотрите указатели. Идеально если есть собственная входная группа. Если вдруг на двери в здание где зал есть кодовый замок предусмотрите чтобы за час до и минимум еще пол часа после начала мероприятия дверь была открыта. При подготовке к мероприятию подготовьте карту проезда всеми доступными в окрестностях видами транспорта.

Площадь помещения

Исходить необходимо из простого расчета: 1,5-1,7 квадратных метра на каждого слушателя и около 4-8 метров для спикера. Если зал берется в аренду, то следует рассматривать помещение, принимая во внимание количество гостей. Например, средняя группа на большинстве моих тренингов – 25 человек. 25 х 1,5 = 37,5 + 8 = 45,5 метра – именно столько места необходимо, чтобы пришедшие удобно расположились, а спикер комфортно говорил. Можно брать немного с запасом, но ради мероприятия на 25-30 человек арендовать 100 квадратных метров крайне нерационально – чувство полупустого зала не пойдет мероприятию на пользу. Если речь идет о презентации человек на 5-10, то лучше воспользоваться помещением типа переговорной комнаты. Если сложилось так, что места много, а людей предвидится мало, то следует сгруппировать посадочные места перед спикером с указанной выше плотностью.

Акустика

Спикера должно быть хорошо слышно, причем одинаково хорошо как на первых рядах, так и на последних. Важно, чтобы говорящий при этом не особо напрягал голос, особенно если выступление длится более одного-двух часов, и критично важно, если это тренинг часов на шесть. Достигается хорошая слышимость двумя способами – само помещение должно либо обладать отменными акустическими параметрами, либо быть оснащено специальной техникой – микрофоном с динамиками. В случае выступления без микрофона проверка акустики производится так: смотреть зал идете в паре с кем-то. Товарища сажаете на последний ряд и вещаете со сцены. Если слышно неважно, то при полном зале будет и совсем плохо. Если выступление предполагает микрофон, убедитесь в том, что он не шипит, не запаздывает, не вызывает эхо, а главное – громкость отрегулирована.

Вентиляция

В состоянии покоя человек вдыхает и выдыхает 500 мл воздуха 13-17 раз в минуту. Выдыхаемый воздух содержит 16% кислорода, остальное – углекислый газ. Пишу я это к тому, что любая аудитория может «надышать» так, что никакая информация не будет восприниматься чисто физиологически. Когда мозг должным образом не снабжается кислородом, слушатель начинает засыпать, внимание рассеивается, и львиная доля стараний спикера тратится впустую. Убедитесь, что кондиционеры работают хорошо, особенно важно это для помещений с невысокими потолками. Если кондиционеров нет, убедитесь, что при открытии окна помещение не наполнят звуки с соседней стройки или близлежащей автострады – нет смысла объяснять важность звукоизоляции.

Техника

К ней вопросов немного – она должна исправно работать, и нужно знать, как ей пользоваться: включать, выключать, делать тише, громче, ярче, темнее. Если используете проектор, то четкость должна быть выставлена до начала его использования, а слайды сложены в порядке демонстрации, как и любые другие демонстрационные материалы. Совершенно непозволительно рыться в файлах и тратить на это время, если тайминг выступления, например, всего час.